Hvordan ha mer effektive møter?

Som nevnt tidligere jobber jeg mye med meg selv for å bli mer effektiv og strukturert i min arbeidshverdag. En sentral del av arbeidshverdagen min er møter, og møter (som jeg har nevnt før) er en av de største tidstyvene jeg har.

Så hvordan kan man optimalisere møteopplevelsen og ha mer strukturerte, effektive, møter?

20 minutters møter
Av en eller annen grunn har de fleste programmer hvor man booker møter 60 minutter som standard tid for et møte. I realiteten er dette altfor lenge og gjør at folk både bruker lang tid på å komme til poenget, tolererer at folk kommer for sent og blir ofte sittende 5-10 minutter på slutten av møte og bare prate tull og tøys.

Ved å legge møter til maks 20 minutter vil du oppleve at folk vil være mye mer konkrete, og som oftest vil du faktisk ende opp med å få gjort mer på 20 minutter, istedet for 60.

En klar agenda
Det er også viktig at alle partene i møte vet hvorfor man sitter i møte, og hva man ønsker å få ut av møte. Dette er også en fin måte å avgjøre hvem som egentlig bør være med i møte eller ikke, en tommelfingelregel er at man alltid bør ha færrest mulig tilstedet. Da sparer man både tid og penger, samt frustrerte kollegaer som ikke vet helt hvorfor de sitter der.

Avklar roller i forkant
Et møte trenger en møteleder, dette er som oftest personen som har kalt inn møte – men kan variere. Det er viktig at dette avklares på forhånd og at man lar møtelederen styre alle igjennom møte, og at møteleder har fokus på at man holder seg kort, konkret og følger agendaen.

Begynn på tiden, uansett
Det er alltid noen som ikke respekterer møtetider, og kommer slentrende inn 5-6 minutter etter skjema. Hvis man tolerere dette skaper man en ukultur som bare vil bli vanskligere og håndtere over tid. Derfor bør alle møter starte på satt tidspunkt, ingen unntak.

Alltid oppsummer møter på epost
Møteleder eller eventuelt sekretær bør alltid sende en kort, listebasert, oppsummering av hva som ble vedtatt i møte – og hva de neste stegene er for hver enkelt av de som var tilstedet i møte. På den måten har man alltid historikk på møter, og man unngår misforståelser.

Til slutt vil jeg bare si at man alltid bør ha fokus på å ha minst mulig møter, det er ofte at en kjapp epost, tekstmelding eller prat kan løse det man normalt ville tatt et møte om.
Folk sin tid er verdifull, respekter den.

foto:  Some rights reserved by lrargerich