Slik jobber jeg

Måten jeg jobber på har forandret seg drastisk de siste årene, og jeg føler nå jeg virkelig har fått på plass rutiner som passer best for meg. Da jeg akkurat har begynt i ny jobb hadde jeg tenkt å sende en felles mail for å fortelle om hvordan jeg jobber, men så innså jeg at dette kanskje er interessant for andre også å lese. Derfor ble det en bloggpost i stedet.

Oppgaver
Jeg bruker GTD og programmet Omnifocus til å holde oversikt over oppgavene mine. Her har jeg alt fra å kjøpe med melk hjem til å signere, scanne og maile avtalen med X. Jeg bruker e-post, Evernote og notatene fra Moleskin notatblokken min til å samle oppgavene jeg må gjøre. Tar de under to minutter gjør jeg dem med en gang, hvis det tar over det går det inn i Omnifocus (som er både til mac, iPad og iPhone). Jeg sitter da med Omnifocus foran meg hele dagen, og gjør en og en oppgave som jeg har satt som mål for dagen. Jeg har som oftest ikke mer enn 5 oppgaver jeg må gjennom – men går gjennom stort sett 30-40 oppgaver hver dag.

E-post
Jeg sjekker e-post 2-3 ganger om dagen, utenom dette sitter jeg og jobber med oppgavene mine. Jeg sjekker hver morgen når jeg kommer på kontoret (jeg sjekker aldri e-post via telefonen på morgenen), en gang rett etter lunsj og en gang etter jobb. Da sitter jeg i 30-40 minutter og svarer på e-poster som tar under to minutter å svare på, og legger inn de andre som oppgaver i systemet mitt. Jeg prøver å holde alle e-poster under 4 setninger, og er så direkte som mulig. Dvs at jeg alltid foreslår møtedatoer, eller svarer direkte på spørsmålene stilt i mailen. Jeg vil bruke minst mulig tid på e-post, da handler det om å være effektiv og ha klare rutiner. Innboksen min er tom etter hver session, da er alle e-poster arkivert. Hvis noe haster oppfordrer jeg folk til å ringe meg, eller sende meg sms – så kan jeg eventuelt gå inn og svare på e-posten din om du trenger en rask respons.

Måter
Jeg legger alle møter til etter lunsj. Før lunsj jobber jeg effektivt med oppgavene mine, så uforstyrret som mulig. Det er da jeg har mest overskudd til tunge oppgaver, og da er det viktig at jeg utnytter den tiden så bra som mulig. Jeg sitter da ofte med headphones og liker ikke bli forstyrret. Jeg setter selv agendaen før lunsj, også lar jeg andre ting sette agendaen min etter. Jeg er glad i korte, effektive møter. Ha agenda klar, ha minst mulig folk i møtet og vær tydelig på ønsket resultat etter møtet. Jeg prøver å ta så mange gående- og utemøter som mulig, da dette ofte gir både meg og den jeg møter mer. Forandring i miljøet er alltid bra.

Utover dette så prøver jeg å være på kontoret rundt kl 7 hver morgen, og dra litt over kl 17. Jeg har lært over tid at det er viktig å gi plass og tid til livet utenfor jobben også – for å kunne fungere best mulig på den. Jeg er over dobbelt så effektiv nå som for et par år siden. Jeg får levert mer, i bedre kvalitet – og jeg har mer overskudd.