Møter og prosjektledere ødelegger arbeidsdagen vår

Videoen over er av Jason Fried fra 37 Signals hvor han deler tanke sine rundt effektivitet, arbeidsplass og arbeidsmiljø. Det er en video jeg anbefaler alle å se, spesiellt mennesker som har lederstillinger. Jeg mener Jason har noen svært gode poenger og tanker rundt hvordan den perfekte arbeidsplassen og arbeidsmiljøet bør være – for å få gjort mest mulig.

Jeg har brukt mye tid og energi i år på å bli bedre til å arbeide. Jeg har alltid jobbet mye, og alltid vært svært dedikert til jobben – men aldri tatt meg tid til å tenke over om jeg yter maksimalt eller ikke. Et ledd av å bli bedre er å kunne strukturere arbeidsoppgavene mine bedre, dette med arbeidsplass og arbeidsmiljø er den neste naturlige steget for å bli enda bedre, strukturert og effektiv.

Arbeidsdagen vår er byttet ut med arbeidsperioder.

Jason sammenligner arbeid og søvn i videoen over. Han sier at på samme måte som søvn har mange stadier og det tar tid før man faktisk går inn i tung søvn, har arbeid samme oppbygging av faser. Blir man forstyrret mens man sovner må man gå igjennom alle fasene på nytt før man havner i dyp søvn igjen, det samme skjer når du arbeider.

Når er sist gang du satt på kontoret og jobbet i over 2 timer uten at du ble forstyrret? Jeg kan ikke huske en eneste gang jeg har sittet så lenge i arbeidstiden uten at noen har kommet inn på kontoret, ringt eller ropt på meg.

Dette gjør at når folk virkelig ønsker å få arbeid gjort, så søker de til steder de ikke blir forstyrret. Før eller etter kontortid sitter ofte folk å jobber, eller man foretrekker et hjemmekontor hvor man selv velger når man skal bli forstyrret – eventuelt på fly eller buss hvor du ikke har kollegaer rundt det.

Det er ikke de 5 minuttene på Facebook i blant som ødelegger arbeidsflyten din – det er kollegaer og møter.

5 minutter av og til på sosiale medier et par ganger iløpet av arbeidsdagen er den moderne tid sin røykepause, og det viktigste poenget – det er tid vi selv velger å bli forstyrret. Vi velger ikke når kollegaer stormer inn på kontoret, noen ringer deg eller roper på deg. Altså, vi blir forstyrret i arbeidet vårt og må starte på nytt for å komme inn i en effektiv modus hver gang dette oppstår.

Møter er en av våre verste fiender.

I tillegg til kollegaer, og spesiellt da prosjektledere som konstant henger over deg – er møter den moderne arbeidsplass sin verste fiende. Det er flere grunner til dette, blant annet at det aldri skjer noe arbeid i disse møtene – man bare planlegger hva man skal gjøre når man er ferdig. Når man først er ferdig i møte så er det et nytt møte man skal i som gjør at man aldri faktisk rekker å gjøre arbeidet man planlegger.

Møter er som oftest satt opp til 1 time av ganger, og vi har en tendens til å bruke opp hele. Jeg vurderer veldig sterkt å sette 15 minutters regel på møtene mine, slik at vi blir tvunget til å være effektive.

En annen utfordring med møter er at det som oftest er altfor mange med i dem, folk som nødvendigvis ikke trenger å være der – som koster selskapet penger. 1 møte med 10 mennesker er faktisk 10 timer med arbeid som IKKE blir gjort, det er det nok ikke mange som tenker over.

Så hva bør vi konkret gjøre, for å få bedre arbeidsplasser og bedre arbeidsmiljø?

  • Hold møter til et minimum, hvis dere må ha møter ta med minst mulig mennesker og begrens dere til 15 minutter.
  • Istedet for å kommunisere ved å snakke til hverandre i arbeidstiden, bruk chat. Dette fordi man da kan ta tak i henvendelser og spørsmål når man selv har plass i hodet til å håndtere det.

Jeg tror de 2 punktene over vil gjøre underverker for de aller fleste arbeidsplasser, og gjør at vi faktisk ønsker å reise til kontoret når vi vil jobbe. Det vil gjøre oss mer effektive og gi oss en bedre følelse av kontroll i hverdagen vår.

Hva synes du?