Videoen over er av Jason Fried fra 37 Signals hvor han deler tanke sine rundt effektivitet, arbeidsplass og arbeidsmiljø. Det er en video jeg anbefaler alle å se, spesiellt mennesker som har lederstillinger. Jeg mener Jason har noen svært gode poenger og tanker rundt hvordan den perfekte arbeidsplassen og arbeidsmiljøet bør være – for å få gjort mest mulig.

Jeg har brukt mye tid og energi i år på å bli bedre til å arbeide. Jeg har alltid jobbet mye, og alltid vært svært dedikert til jobben – men aldri tatt meg tid til å tenke over om jeg yter maksimalt eller ikke. Et ledd av å bli bedre er å kunne strukturere arbeidsoppgavene mine bedre, dette med arbeidsplass og arbeidsmiljø er den neste naturlige steget for å bli enda bedre, strukturert og effektiv.

Arbeidsdagen vår er byttet ut med arbeidsperioder.

Jason sammenligner arbeid og søvn i videoen over. Han sier at på samme måte som søvn har mange stadier og det tar tid før man faktisk går inn i tung søvn, har arbeid samme oppbygging av faser. Blir man forstyrret mens man sovner må man gå igjennom alle fasene på nytt før man havner i dyp søvn igjen, det samme skjer når du arbeider.

Når er sist gang du satt på kontoret og jobbet i over 2 timer uten at du ble forstyrret? Jeg kan ikke huske en eneste gang jeg har sittet så lenge i arbeidstiden uten at noen har kommet inn på kontoret, ringt eller ropt på meg.

Dette gjør at når folk virkelig ønsker å få arbeid gjort, så søker de til steder de ikke blir forstyrret. Før eller etter kontortid sitter ofte folk å jobber, eller man foretrekker et hjemmekontor hvor man selv velger når man skal bli forstyrret – eventuelt på fly eller buss hvor du ikke har kollegaer rundt det.

Det er ikke de 5 minuttene på Facebook i blant som ødelegger arbeidsflyten din – det er kollegaer og møter.

5 minutter av og til på sosiale medier et par ganger iløpet av arbeidsdagen er den moderne tid sin røykepause, og det viktigste poenget – det er tid vi selv velger å bli forstyrret. Vi velger ikke når kollegaer stormer inn på kontoret, noen ringer deg eller roper på deg. Altså, vi blir forstyrret i arbeidet vårt og må starte på nytt for å komme inn i en effektiv modus hver gang dette oppstår.

Møter er en av våre verste fiender.

I tillegg til kollegaer, og spesiellt da prosjektledere som konstant henger over deg – er møter den moderne arbeidsplass sin verste fiende. Det er flere grunner til dette, blant annet at det aldri skjer noe arbeid i disse møtene – man bare planlegger hva man skal gjøre når man er ferdig. Når man først er ferdig i møte så er det et nytt møte man skal i som gjør at man aldri faktisk rekker å gjøre arbeidet man planlegger.

Møter er som oftest satt opp til 1 time av ganger, og vi har en tendens til å bruke opp hele. Jeg vurderer veldig sterkt å sette 15 minutters regel på møtene mine, slik at vi blir tvunget til å være effektive.

En annen utfordring med møter er at det som oftest er altfor mange med i dem, folk som nødvendigvis ikke trenger å være der – som koster selskapet penger. 1 møte med 10 mennesker er faktisk 10 timer med arbeid som IKKE blir gjort, det er det nok ikke mange som tenker over.

Så hva bør vi konkret gjøre, for å få bedre arbeidsplasser og bedre arbeidsmiljø?

• Hold møter til et minimum, hvis dere må ha møter ta med minst mulig mennesker og begrens dere til 15 minutter.
• Istedet for å kommunisere ved å snakke til hverandre i arbeidstiden, bruk chat. Dette fordi man da kan ta tak i henvendelser og spørsmål når man selv har plass i hodet til å håndtere det.

Jeg tror de 2 punktene over vil gjøre underverker for de aller fleste arbeidsplasser, og gjør at vi faktisk ønsker å reise til kontoret når vi vil jobbe. Det vil gjøre oss mer effektive og gi oss en bedre følelse av kontroll i hverdagen vår.

Hva synes du?